Communicatietrends

Rapporten, briefpapier, gebruikshandleidingen, brochures, signmateriaal, syllabi, posters, visitekaartjes, spandoeken, billboards, flyers, er wordt dagelijks nog heel wat op papier afgedrukt. Ondanks alle nieuwe digitale omgevingen – zoals ook dit blog – hebben we dagelijks behoefte aan papier omdat papier nu eenmaal handig, effectief en snel is.

En goed te betalen met een hoge return on investment, willen we eraan toevoegen, maar in veel bedrijven lopen de kosten van drukwerk uit de hand. Dat komt niet zelden doordat de verantwoordelijkheid voor drukwerk versnipperd is over verschillende afdelingen. En er wordt vaak te veel of juist te weinig geproduceerd. Hieronder zes tips om je drukwerk beter te stroomlijnen.

1. Let niet alleen op prijs maar ook op kwaliteit.
   Prijs is belangrijk, maar niet altijd het allerbelangrijkst. Wie altijd op de laagste prijs uit is, zit maar soms voor een dubbeltje op de eerste rang. Alle waar is naar zijn geld, dus ook drukwerk.
   Meer dan alleen de laagste prijs tellen ook kwaliteit, service, levertijd, duurzaamheid etc. Het hele traject telt, van inkooporder (hoe makkelijk te plaatsen?) tot de manier van opslag, van de verpakking tot de houdbaarheidsdatum (vergeelt het papier?). Soms haal je voordeel door voor de laagste prijs te drukken, bijvoorbeeld voor een flyer die maar één dag gebruikt kan worden.

2. Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor drukwerk.
   De organisatie rondom drukwerk kan altijd beter. Zeker bij complexere organisaties is timing belangrijk. Naast standaard materialen heb je ook vaak maatwerk nodig. Centraal inkopen leidt niet alleen tot een efficiëntere aanpak en minder faalkosten maar scheelt bovendien in prijs dankzij schaalgrootte.

3. Houd kleinere voorraden aan.
   Doordrukken kost niks, hoorde je vroeger wel eens in de kranten- of folderdrukkerij. Maar niets is minder waar. Voorraad die niet gebruikt wordt kost bovendien niet alleen geld maar vreet ook kostbare ruimte.

4. Bundel bestellingen.
   Eigenlijk heel logisch: hoe meer je afneemt hoe meer de andere partij bereid is om aanvullende diensten te verlenen of om de prijs per eenheid te verlagen.

5. Gebruik minder varianten.
   Elke soort drukwerk moet voldoen aan andere specificaties en dient een specifiek doel, en vereist dus uiteraard een eigen aanpak. Maar toch. Wie zijn of haar drukwerk kritisch tegen het licht houdt, kan veel besparen. Zeker in maatwerkproducten is veel winst te behalen als voor meer standaardoplossingen wordt gekozen. Dat kan vaker dan je denkt.
   Maar let op: andersom komt ook vaak voor. Vaak valt een prijsopgave lager uit dan de werkelijke factuur. Hoe dat komt? Simpel: je denkt dat je er bent met standaardproducten maar dan moet even later of een week of een maand later er toch iets gewijzigd of aangepast worden in het product. Maak daarover ook goede afspraken met je leverancier.

6. Zorg voor duurzaam drukwerk.
   Gebruikt de drukker en dus jij milieuvriendelijk papier of papier uit verantwoord beheerde bossen? Is het ongebleekt papier? Ook papiergewicht legt ook milieutechnisch gewicht in de schaal: hoe lager het gramgewicht, hoe minder belastend voor het milieu.
   En dan de inkt: welke inkt gebruikt de drukker? Is het inkt op vegetale basis? Hoeveel aardolie bevat de inkt? Hoe lager dit percentage, hoe minder belastend voor het milieu. Zo zijn er meer factoren die meespelen. Welke machines gebruikt de drukker en hoe energiezuinig zijn deze? Gebruikt hij of zij chemische oplosmiddelen bij het drukken?
   Let tot slot op keurmerken of certificaten die je dan ook weer kunt vermelden in jouw drukwerk zodat je klanten ook zien dat jij geeft om het milieu. Naast FSC (Forest Stewardship Council) en Milieukeur is er ook ECF (Elemental Chlorine Free) of TCF (Totally Chlorine Free), PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification), Europees Ecolabel, Nordic Swan en Blaue Engel.

7. Denk ook aan digitaal.
   Stel jezelf steeds de vraag: moet het perse drukwerk of print zijn. Of kan het ook digitaal? Soms is digitaal drukwerk beter en goedkoper. En er zijn bijvoorbeeld meer mogelijkheden voor personalisering (denk aan VDP) en online documentmanagement (Web to Print). En tot slot is soms printing on demand de beste oplossing.