Communicatietrends

‘Een beursje draaien’. Je hoort al aan de formulering dat mensen die dat zeggen het deelnemen aan een beurs schromelijk onderschatten. Een beurs is niet een aantal vierkante meters huren, een stand laten bouwen en dan maar kijken wie er langskomt. Zie een beurs eerder als een tijdelijke nederzetting, een dorp dat drie, vier of soms zes dagen open is. Je regelt water, elektra, licht, en uiteraard bezienswaardigheden: producten, diensten, folders, brochures, schermen, informatiepanels. En vooral zorg je voor een gastvrije bevolking.

Succesvolle beursdeelname

Een goed team gemotiveerde mensen is van onschatbare waarde voor een succesvolle beursdeelname. Je hebt het vast zelf ook geregeld meegemaakt op een beurs, dat aan de stand meer aandacht was besteed dan aan de mensen.

Een stand is als een winkel. Beurs en retail liggen dichter bij elkaar dan veel mensen beseffen. De verkopers in een winkel staan ook niet als zoutzakken in een hoekje… tenminste niet als ze iets willen verkopen. Niets gaat vanzelf. Ook een stand-bemanning moet plezier uitstralen en doelgericht te werk gaan.

Denk dus aan de drie p’s: plezier en professionaliteit leiden tot profit. En zo zijn er nog talloze zaken die je beter van tevoren goed kunt regelen.

Hieronder volgen dé 12 tips voor een perfecte beursvoorbereiding. Wie zijn beursdeelname goed voorbereidt, maakt van passanten bezoekers, van bezoekers klanten en van klanten tevreden en blijvende klanten.

1. Leg vast wat je wilt bereiken

Wil je laten zien wat je in huis hebt en wil je veel nieuwe prospects interesseren? Of wil je juist bestaande klanten fêteren? Wil je veel serieuze leads scoren? Zijn er (harde) verkoopdoelstellingen? Spreek het intern af. Dan weet iedereen waar hij/zij aan toe is en kun je ook achteraf de beursresultaten meten en evalueren. Ook handig voor de volgende beurs.

2. Bepaal welke bezoekers je op je stand wilt hebben.

Nodig die mensen actief en gericht uit, via e-mail, direct-mail, telefonisch of social media. Vraag vaste relaties op een vast tijdstip, dan houd je tijd over voor nieuwe prospects.

3. Verdiep je in de bezoekers van de beurs om te kijken waar zij interesse in hebben.

Bied ook echt een primeur of iets speciaals. Het liefst iets onderscheidends. Een uitdagende of opvallende actie maakt dat er over je gepraat wordt. Dat geldt ook voor een leuke giveaway maar geef die alleen weg aan mensen die je hun NAW-gegevens willen geven. Voor wat hoort wat.

4. Maak potentiële bezoekers nieuwsgierig.

Vertel overal dat je op die en die beurs staat. Beursdeelname wekt vertrouwen en bevordert transparantie. Maak op je website een landingspagina met alles over de beurs en jouw beursdeelname. Zet ook een banner op je site, en zet het onder e-mail en in e-mailnieuwsbrieven. Twitter erover, zet het op je Facebookpagina. Bied desgewenst aantrekkelijke acties of beurskortingen aan. En gratis toegangskaarten.

5. Let op de samenstelling van de beursbemanning.

Kijk bij het samenstellen van de standbemanning naar een juiste mix van salesmensen en productspecialisten en/of –ontwikkelaars.

6. Train je medewerkers, vertel ze wat je van ze verwacht.

Motiveer ze met een leuke workshop of een compensatie in vrije dagen en/of bonus.

7. Wijs je beursbemanning op eenvoudige maar effectieve manieren om passanten, weifelende slenteraars en mogelijke klanten welkom te heten.

Vriendelijk begroeten met oogcontact en een glimlach is een goed begin. En nee, dit is niet heel vanzelfsprekend. Leer je mensen ook om er snel achter te komen of de bezoeker veel of weinig tijd waard is.

8. Stap op mensen af.

Als er mensen op een stand staan te kijken naar een product, een scherm of een informatiepaneel spreken ze jou echt niet aan. Je moet op mensen afstappen. Je open stellen en daadwerkelijk contact met bezoekers maken is niet moeilijk maar vraagt wel moeite. Doe die moeite gewoon.

9. De vorm bepaalt mede de sfeer.

Kijk welke stand-vorm het beste bij je aanbod past: een hoekstand, tussenstand, eilandstand, kopstand of doorloopstand?

10. Zorg voor een aantrekkelijke stand met levendigheid.

Als je hostessen inhuurt: laat ze niet óp de stand maar vóór de stand staan. Dat komt aanzienlijk gastvrijer over. Het scheelt een meter maar in omzet heel veel. Bedenk ook: een stand met veel mensen trekt meer andere mensen.

11. Zorg voor een goede follow-up

Laat je mensen de naam- en contactgegevens van de mensen met wie ze spreken efficiënt vastleggen. Gebruik een gespreksformulier. Daar kun je ook het visitekaartje op plakken of aan vastnieten. Gebruik een code als A, B en C voor hoe ‘heet’ het contact is en hoe snel na de beurs nader contact geboden is. Maak daarvoor tijd  in ieders agenda.

12. Bespreek en evalueer je beursdeelname

Vraag aan je medewerkers wat ze goed en minder goed vonden gaan en hoe het volgende keer beter kan. Bespreek de leads. Maak een uitgebreid beursverslag, dat is belangrijk voor je volgende beursdeelname en die komt altijd sneller dan je denkt.