Communicatietrends

Bellen zit een beetje in het verdomhoekje. We bellen minder, we mailen, appen en messagen meer. De mobiele telefoon is geen telefoon meer, maar een mobiele schrijfmachine.

De 11 grote voordelen van bellen 

Een kwart van de smartphonebezitters belt nog maar één keer per week ermee en doet er 11 uur andere dingen mee zoals appen, mailen, messagen, facebooken, twitteren etc. Jongeren bellen alleen nog in noodgevallen naar hun ouders.

Je zult direct zeggen: met e-mail en Whatsapp kan de ontvanger zelf bepalen wanneer hij of zij het bericht leest en vervolgens wanneer hij/zij erop reageert. Dat klopt. Bellen is altijd dwingender. Maar bellen heeft juist ook veel voordelen boven tekstberichten.

1. Bellen is efficiënter. 

Huh? Mailen is toch efficiënter en sneller, denken velen. En dat is ook waarom kantoormedewerkers vandaag de dag al snel een derde van hun werktijd kwijt zijn aan mailen en mails lezen. En omdat er steeds meer mails binnenkomen wordt de druk ook groter om ze weg te werken. Dat leidt weer tot sneller en slordiger schrijven waardoor er weer meer mails heen en weer moeten om je punt duidelijk te maken… kortom, je boodschap komt vaak beter over door te bellen in plaats van te mailen. Uit onderzoek blijkt dat twee van de drie Nederlanders geregeld heen en weer mailen om verwarring op te lossen. Bijna de helft van de Nederlandse kantoormedewerkers vindt dat zij/hij teveel tijd kwijt is aan mail.

2. Maak een belafspraak. 

Aanzienlijk handiger dan heen en weer mailen is een afspraak maken waarop je elkaar even belt. Zeker als het gespreksonderwerp ingewikkelder is of als je veel dingen tegelijk moet bespreken. En die afspraak maken kan wel gewoon per mail, app of sms.

3. Een telefoontje is preciezer.

Ook al schrijf je nog zo zorgvuldig, of denk jij dat je je woorden zorgvuldig kiest in een appje of mailtje, je staat er versteld van hoe anders jouw tekst kan overkomen bij de ander dan jij hebt bedoeld. Bij appen steekt het nog nauwer, omdat korte berichten ook figuurlijk kort oftewel kortaf kunnen overkomen. Of je een punt zet achter je sms-bericht maakt al uit, want dan kom je bij de ontvanger minder oprecht over, blijkt uit psycholinguïstisch onderzoek.

4. Een telefoontje is persoonlijker.

In een telefoongesprek hoor je elkaars stem. Omdat je stem heel persoonlijk is, maak je inniger en dus beter contact met elkaar, ook in zakelijke gesprekken. Van alle social media is telefoneren het beste en meest sociale, dus misschien wel het enige echt sociale medium.

5. Bellen maakt alles in een gesprek duidelijker.

Juist omdat je elkaars stem hoort en ook de intonatie, hoor je beter wat de ander bedoelt. Ernst, haast, ironie, boosheid, opluchting, vrolijkheid, grapjes, al die dingen komen ‘live’ sneller en beter over dan via een tekstbericht. Dankzij die niet direct inhoudelijke signalen komt de inhoud van je boodschap sneller en dus efficiënter over dan bij mail.

6. Bellen maakt een gesprek vloeiender.

Nog een reden waarom bellen efficiënter is en dus minder tijd kost: je kunt direct reageren op wat de ander zegt, er is meer interactie mogelijk, waardoor je eerder te weten komt wat je wilt weten. Je kun doorvragen.

7. Bellen is dwingender.

Soms moet je iemand overtuigen van iets of iets gedaan krijgen van iemand. Dan is de telefoon een directer en dus dwingender medium dan mail, sms of Whatsapp.

8. Bellen is beter voor bedrijfscultuur.

Inefficiënte communicatie kost 40 procent van de productieve tijd van medewerkers binnen MKB-bedrijven. Dat is ongeveer een 0,5 fte en ook belangrijk: directere communicatie maakt het werk voor iedereen leuker. Je voorkomt het moeten wachten op informatie zodat je sneller door kunt met je werk. Je voorkomt ongewenste communicatie zoals de gevreesde cc-cultuur, waarbij iedereen veel tijd kwijt is aan cc’tjes lezen of wegwerken.

9. Je krijgt meer door je collega's en medewerkers gedaan.

Mensen werken beter samen als ze elkaar (telefonisch) spreken in plaats van schrijven. Bellen stimuleert wederzijdse sympathie. Dat geldt zowel voor bekenden als onbekenden. Dus ook met klanten of potentiële klanten die je nog niet kent, kweek je eerder een band dan met schrijven (mailen). Uit onderzoek blijkt dat mensen als ze met elkaar bellen positievere woorden gebruiken dan in e-mail. En als je elkaar meer mag ben je geneigd om meer je best te doen voor die ander.

10. Bellen is te oefenen.

Wie vindt dat hij of zij niet goed is in bellen, moet zich één ding goed realiseren: de ander is blij met jouw persoonlijke aandacht. Besef ook dat de persoon aan de andere kant van de lijn het heel normaal vindt om gebeld te worden. En nog een ding: nu je minder belt dan vroeger wordt ook de zogeheten drempelvrees groter. Dus hoe vaker je belt, hoe makkelijk het je weer afgaat.

Handige tip: vraag altijd aan de ander of je telefoontje gelegen komt.

Handige tip 2: schrijf van tevoren heel kort de punten op die je wilt bespreken.

11. Je kunt ook nog digitaal bellen.

Spreek je liever met iemand terwijl je hem of haar aan kunt kijken? Dan kun je altijd nog bellen via Teams of Skypen. De drempel daarvoor ligt iets hoger (‘zit mijn haar goed? Kijk ik niet slaperig? Is het wel een beetje opgeruimd hier?) maar het kan goed werken. Omdat ook non-verbale communicatie mogelijk is, komt videobellen het dichtste bij onder vier ogen als je elkaar niet live kunt ontmoeten.