Communicatietrends

1. Plenaire sessies verdwijnen bij evenementen.

Er komen steeds minder klassieke presentaties waarbij één spreker een uur of langer het gehele congres of publiek toespreekt. Kleinere workshops en parallelsessies zijn veel aantrekkelijker. Congresdeelnemers willen minder plenaire sessies. In kleinere bijeenkomst voelen mensen zich meer betrokken, bij elkaar en bij de spreker of sprekers. Het podium zoals we dat kennen gaat meer en meer verdwijnen. De sprekers staan ook dichter bij het publiek dan voorheen, letterlijk en ook mentaal. Dat kun je ook stimuleren via apps (zoals Kahoot) en social media zoals Twitter, waarmee het publiek makkelijker en dus sneller vragen kan stellen. De gespreksleider wordt ook belangrijker dan de spreker.

2. Er wordt steeds meer online gedeeld en geliked.

Life is for sharing, was ooit de slogan van T-Mobile. Bij congressen en evenementen gaat dat helemaal sterk op. Steeds meer deelnemers laten de buitenwacht in realtime weten wat er gebeurt, welk nieuws er wordt gebracht en natuurlijk dat zij zelf aanwezig zijn. Het bijwonen van een bijzonder event of een nieuwswaardig vakcongres draagt immers bij aan je imago. Of dat nu professioneel of persoonlijk is of allebei. Social media, in combinatie met de smartphone, maakt delen eenvoudig.

Organisatoren spelen daarop in door online media samen te laten smelten met het fysieke evenement. Een hashtag maken en duidelijk tonen aan de bezoekers is hierbij essentieel. Hierdoor krijg je ook een veel beter beeld van de ervaringen van je mede-bezoekers. Je kunt zien welke workshops of parallelsessies zij aanraden, hun commentaren en de foto’s die zij delen. Vaak worden die foto’s, commentaren en opmerkingen ook weer gebruikt in de presentaties tijdens het evenement zelf. Ook kun je social tools gebruiken, zoals de app Boeiend!, waarmee je tijdens presentaties in realtime feedback kunt geven: welke spreker heeft het meest boeiende verhaal? Welke pitch was het beste? Welke workshop vond jij interessant? Of apps waarmee deelnemers tijdens een presentatie kunnen stemmen op stellingen.

3. Je kunt snel en makkelijk een community vormen.

Een event is de uitgelezen gelegenheid om een community te creëren of te versterken. Een groep mensen, oftewel een gemeenschap van gelijkgestemden, die zich met jouw event en jouw doelstelling identificeert is van grote waarde voor de betrokkenheid bij jouw organisatie, dienst of product. Gelijkgestemden ontmoeten elkaar nu eenmaal graag en daarvoor bied jij de gelegenheid. Mensen delen graag hun kennis en ervaringen als er een relevante en liefst ook urgente aanleiding voor is. Dankzij het netwerk van jouw bezoekers kan zo’n community uitgroeien. Daarmee kweek je niet alleen toegewijde fans en ambassadeurs, maar ook een groep die als klankbord kan fungeren voor de ontwikkeling van nieuwe producten of diensten.

4. Livestreaming en video stomen op.

Livestreaming maakt het mogelijk voor mensen om jouw evenement online te volgen. Je vergroot er je publiek aanzienlijk mee. Met Facebook Live kan iedereen eenvoudig livestreamen. Wie video actief gebruikt kan daar nog veel meer mee doen. Deelnemers houden ervan om achteraf delen terug te kijken, net als de foto’s die gemaakt worden tijdens het evenement en netwerkborrel. Daarnaast kun je video’s over specifieke onderwerpen, zoals de lancering van een nieuwe dienst of de uitleg bij een nieuw product, heel goed gebruiken op de pagina’s op je website over de betreffende producten en/of diensten. En je kunt videobeeld heel goed inzetten voor de promotie van het event het jaar daarna, of voor de promotie van een ander vergelijkbaar evenement.

5. WhatsApp komt op als event-communicatiekanaal.

WhatsApp is een handig en bindend communicatiekanaal voor elk event, hoe klein of groot ook. Alles staat of valt wel met aansprekende, informatieve en handige berichten. Anders ervaart de deelnemer berichten via WhatsApp al gauw storend. Let daar zeker op als je een groep aanmaakt – mensen zijn geneigd heel veel overbodige of niet-relevante informatie in een groep te posten, tot ergernis van andere deelnemers.

6. De bijzondere industriële locatie is een must go.

Bij welk congres of evenement ook, de juiste locatie kan wonderen doen. Zeker een originele of verrassende keuze kan extra mensen interesseren en belangrijker jouw evenement nog extra glans geven. Zeker een industriële locatie kan een uitgelezen plek zijn. Het beste dan is te kiezen voor een nieuwe nog niet massaal ‘afgekloven’ locatie.

Het mooie van robuuste oude gebouwen, scheepswerven, werkplaatsen en fabrieken is dat je ze kunt omvormen tot een venue die helemaal bij jouw event of bedrijf past. Het is nog niet zo ‘af’ als een gewone congreszaal of evenementenhal. Er mag veel meer van de locatiebeheerder. Met een beetje (of veel) creativiteit kun je een locatie naar je eigen smaak en stijl inrichten. Daarbij is al met kleine dingen winst te behalen. Sowieso is het goed om altijd en waar dan ook een hechte samenwerking aan te gaan met de verhuurder. Een partnerschap waarin je elkaar versterkt werkt beter dan een huurder/verhuurder-relatie.

7. Muziek wordt belangrijker.

Muziek heeft een grotere invloed op het welzijn van deelnemers dan je geneigd bent te denken. Ook het volume heeft al veel invloed op de stemming van bezoekers. Goede achtergrondmuziek op een evenement is nooit te luid en liefst ook instrumentaal. Als je de goede muziek uitkiest kun je zelfs tijdens workshops muziek laten horen. Als je in de pauze of intermezzo’s muziek draait mag de muziek natuurlijk iets harder. Dan hoeft de muziek niet per se instrumenteel te zijn. Live muziek kan een evenement ook letterlijk opluisteren.