Communicatietrends

‘Geachte heer Van Nispen, In de bijlage gelieve aan te treffen…’. Begin jij ooit zo een mail? Waarschijnlijk, nee, hopelijk niet… maar het komt nog steeds voor. Misschien stuur je iets als: ‘Hierbij stuur ik u…’ Dat is beter maar nog steeds erg formeel. Jij zit nog steeds gevangen in de gewoonte waarin je haast vanzelf schiet als je iets gaat opschrijven. Dan grijp je meteen naar stadhuistaal.

Dat is goed beschouwd heel vreemd. Want als jij iemand gewoon aanspreekt of op een netwerkborrel of tijdens een verkoopgesprek aan iemand vertelt over je fijne business, leuke projecten of je mooie ideeën, leg je alles wat je doet uit in ‘gewone mensentaal’. Maar zodra het op papier (lees: mail) staat, ga je ineens heel formeel doen.

Het wordt lente

Dat principe werd heel treffend gehekeld door Annie M.G. Schmidt (ja, die van Jip en Janneke) in haar liedje ‘Geachte cliënten, ’t wordt lente!’

Het begint zo:

“Ingevolge de gewijzigde tarieven
Zenden wij u ingesloten, dubbele punt”
O wat zijn dat toch een akelige brieven
“Als u omgaand uw beslissing melden kunt”
He, wat schrijven al die zakenmannen toch een nare taal
Waarom schrijven ze niet allemaal

Geachte cliënten, ’t wordt lente
Wat zullen we nou ’s voor prettigs gaan doen
Geachte cliënten, ’t wordt lente
De merel zingt aria’s in het plantsoen
Hij heeft z’n tarief niet gewijzigd dit jaar
Dus wij doen het ook niet, we laten het maar
Wat kan het ons schelen, die centen
Hoogachtend, komma, ’t wordt lente.

Waarom moet je in die brieven altijd zo gewichtig doen, vraagt zij zich verderop in het liedje af. ‘Waarom niet: met vele groeten en een zoen’.
Ik kan het niet meer met haar eens zijn.

1. Schrijf zoals je praat.

Sla ook in een brief of in een mailtje de toon aan die je aanslaat in een gewoon gesprek. Vermijd formeel taalgebruik ook op je website. Kijk op de sites van financieel adviseurs, advocaten en notarissen, juristen, verzekeraars, en de toon is heel stadhuizerig ambtelijk.

2. Vermijd vakjargon.

Schrijf in begrijpelijke taal. En als je onbegrijpelijke woorden gebruikt, in jargon, zet er dan even in gewoon Nederlands bij wat het betekent. Bedenk hierbij gewoon één simpel ding: jouw klanten en potentiële klanten weten aanzienlijk minder van jouw vakgebied dan jij en zelfs minder dan jij denkt. Zorg dat mensen met plezier jouw teksten lezen. Laat daar geen onbegrijpelijk vakjargon tussenkomen.

3. Onbegrijpelijk taalgebruik is een sta-in-de-weg.

Klanten willen snel weten wat jij bedoelt, en ze willen snel informatie kunnen vinden over wat jij hun als bedrijf kan bieden. De meeste klanten beheersen niet jouw vakjargon, daarvoor huren ze jou juist in. Schrap dus dat dieventaaltje en gebruik gewoon Nederlands.

4. Je wilt toch geen afstand creëren?

Formeel taalgebruik leidt tot een onnodige afstand tussen jouw bedrijf en je klanten en potentiële klanten. Neem het woord ‘u’. Gebruik jij het nog? Zeg maar gewoon ja, want ik zie de ‘U’-aanspreekvorm terug in de meeste zakelijke mails en websites. Maar hij is toch echt uit de tijd. Met dat ‘U’ schep je al direct afstand. ‘Je’ zorgt dat je dichterbij komt, en dat gaat automatisch.

5. Richt je tot je klanten.

Denk gewoon aan je klant, denk vanuit zijn of haar perspectief. Je schrijft voor hen. Zij moeten je teksten begrijpen en graag lezen. Op het moment dat jij je als een klerk uit de 19e eeuw richt tot hen, zullen ze afhaken. Dit gaat niet over ons, zullen ze al gauw denken.

6. Doe de liftcheck.

Hoe begin je een mail? Met ‘Beste’, ‘Ha’, ‘Hi’, ‘Zeer geachte’, ‘Goedemiddag’ of ‘Hallo’? De liftcheck helpt. Stel je voor dat je iemand tegenkomt bij de lift. Zie hem of haar als de ontvanger van je tekst, en vraag je af: hoe begroet ik deze persoon? Met ‘Goedemorgen’ of ‘Heeee’. Houd dat in je hoofd als je je volgende mailtje tikt.

7. Doe niet té informeel in je aanspreekvorm.

Veel mensen vinden het niet erg om formeel aangesproken te worden, terwijl sommige mensen het wel vervelend vinden als je ze te informeel aanspreekt. Stel je schrijft een mail naar de directeur van een bedrijf dat je niet kent maar met wie je samenwerkingsmogelijkheden ziet. Als je twijfelt over je toon, kies dan voor je aanspreekvorm liever te formeel dan te informeel. ‘Geachte heer Jansen, beste Wim Jansen’ is een elegante tussenoplossing. In ieder geval is ie een stuk beter dan ‘Ha Wim’. Als het goed is volgt dat ‘Ha Wim’ later vanzelf.

Lees ook deze tips voor een nieuwsbrief die werkt en voor een effectieve vacaturetekst.