Communicatietrends

1. Wanbetaling is een spook dat steeds weer opduikt, waak er dus voor.

Meer dan de helft (55%) van alle B2B-bedrijven heeft regelmatig last van wanbetalers. Grotere bedrijven vaker dan kleinere uiteraard. Slechts 1 van de 5 bedrijven met meer dan 100 medewerkers kent geen gevallen van wanbetaling. Dat blijkt uit cijfers van Stichting Betalingsachterstandenregistratie.

2. Weet met wie je zakendoet.

Je wilt klanten maar aan klanten die niet betalen heb je niets, integendeel, ze kosten je meer dan het bedrag van de niet-betaalde factuur. Wees dus selectief in wie je als klant aanneemt en met wie je in zee gaat.

Je kunt natuurlijk bedrijfsinformatie inwinnen bij de KvK maar nog beter en vollediger is een bedrijfsinformatierapport dat je aanvraagt op Betalingsachterstanden.nl. Dat kost slechts een paar euro en naast de informatie die in een KvK-uittreksel staat zoals bedrijfsgegevens en de tekenbevoegde personen krijg je inzage in eventuele betalingsachterstanden bij het bedrijf in kwestie.

Met een bedrijf dat erom bekend staat niet snel te betalen en dat je toch graag als klant wil, kun je ook aparte en strengere regels opstellen. Betaling vooraf is altijd een goeie. Of je hanteert een verkorte betaaltermijn.

3. Hoge facturen? Doe een credit check.

Zeker als je op wat hogere kredieten gaat leveren, zeg boven enkele duizenden euro’s, kun je actuele credit checks laten doen bij kredietwaardigheidsonderzoeksbureaus zoals Graydon Nederland, Creditsafe of Dun & Bradstreet.

Bij grotere opdrachten kun je ook zodra een contract is ondertekend de aanbetalingsfactuur de deur uit doen.
Ook een goede tip: als je hoge kosten moet maken zoals voor een bedrijfsevenement of inkoop van een derde partij, kun je een aanbetaling van bijvoorbeeld de helft vragen.

4. Maak algemene voorwaarden.

Veel ook wat grotere bedrijven hanteren geen algemene voorwaarden. Terwijl die de onderhandelingen bij een overeenkomst vergemakkelijken: je kunt afspraken maken over betaling, de verdeling van risico’s, bewijsafspraken en uiteenlopende bepalingen over de rechten en plichten van de partijen, ook bij onverhoopte faillissementen.

5. Zorg voor duidelijke betalingsafspraken.

Duidelijke afspraken rond betaling maken dat beide partijen exact weten waar zij aan toe zijn. Zeker bij bevriende relaties of via privé gebonden bedrijven voorkom je dat aan goede en vriendschappelijke relaties schade wordt toegebracht.

6. Maak een duidelijke factuur.

Maak kristalheldere en duidelijke facturen die heel goed zijn onderbouwd. Als je een offerte hebt gemaakt voor een klus of levering, sluit die dan bij. Datzelfde geldt voor andere relevante documenten, en bijvoorbeeld materiaalbonnen en urenbriefjes.

Alles draait om het vertrouwen bij de klant. Let ook op de huisstijl, een duidelijke opmaak en een prettige, vriendelijke toon. Een klant die de factuur direct herkent als helder, duidelijk en professioneel zal die factuur veel en veel eerder betalen.

Een betaaldatum noemen is beter dan een termijn opnemen. ‘Betalen voor 4 oktober’ is duidelijker en sterker dan ‘Betalen binnen zoveel dagen’.

7. Stuur een factuur digitaal, in Pdf-formaat via e-mail.

Stuur een factuur altijd digitaal toe (per e-mail) in Pdf-formaat. Je bespaart daarmee niet alle tijd, papier en portokosten maar je weet zeker dat hij aankomt en hij is makkelijk te archiveren en terug te vinden door je klant.

8. Stuur je factuur zo snel mogelijk.

Je kunt wekelijks factureren, per 14 dagen of maandelijks op een bepaalde dag. Dat maakt niet uit. Maar doe het wel zo snel mogelijk na een levering of afronding van een opdracht. Je klant herinnert zich dan precies waarvoor de factuur is, en bij een factuur na weken of maanden wordt dat veel moeilijker.

9. Stuur tijdig een herinnering.

Houd de vervaldata van je facturen bij, via een programma of handmatig. Stuur een betalingsherinnering als de afgesproken termijn van 14, 30 of 60 dagen is verstreken. En stuur gerust een tweede aanmaning als de factuur alsnog niet betaald is. Maar houd de toon vriendelijk doch dringend.

Als betaling toch uitblijft, moet je strenger optreden. Een telefoontje doet vaak wonderen. Je kunt bijvoorbeeld ook administratiekosten in rekening brengen – neem die wel op in je algemene voorwaarden. Uiteindelijk kun je uiteraard een incassobureau inschakelen. Maar waarschijnlijk gebeurt dat je niet als je al deze tips ter harte neemt en er een goed debiteurenmarketingbeleid op nahoudt.

10. Dreigbrieven en boze telefoontjes werken niet.

Het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder is niet zo handig, of beter gezegd: dan ben je echt te laat. Dreigen aan de telefoon of agressief getoonzette dreigbrieven sturen pakt ook al snel averechts uit. Je raakt misschien de hele klant kwijt, zelfs zonder dat hij of zij betaalt.

11. Zorg juist voor goede banden met je klanten.

Zorg voor een goede en vriendelijke verstandhouding met klanten die je graag als klant wilt houden. Niet alleen gunnen opdrachtgevers je dan eerder business, maar ze betalen je ook sneller als je klant tevreden is over het geleverde product of dienst.