Communicatietrends

1. Alles staat of valt met een goede planning en voorbereiding.

Naast het programma en de inhoud zijn ook dingen als congreslocatie en vooral ook een degelijke congresorganisatie van doorslaggevend belang. Bepaal ook de doelstelling van je congres. Daarbij staat de volgende vraag centraal: wanneer is het congres een succes? Wat moet er gebeuren zodat de bezoekers met een tevreden gevoel naar huis gaan?

2. Stel de doelgroep vast en bepaal je thema/onderwerp.

Wat wil je over het voetlicht brengen? En aan wie? Die twee vragen zijn heel nauw met elkaar verbonden. Aan de hand van deze vragen kun je ook je precieze doelstelling beter bepalen. Een congres waarin alle ins en outs van een nieuwe dienst centraal staan is iets anders dan een congres met wetenschappelijke sprekers waarop je als bedrijf wilt laten zien dat jouw nieuwe medicijn aan alle overheidseisen en medische voorwaarden voldoet.

3. Bepaal je doelgroep, dan weet je ook hoeveel bezoekers je kunt of wilt verwachten.

Een congres voor 20.000 mensen vraagt om een heel andere aanpak dan een congres van 100 man of 35 tot 40. In dat laatste geval is het een eerder een seminar of workshop te noemen, maar gelden dezelfde punten ter voorbereiding. Denk alleen al aan de capaciteit van de locatie, die je tenslotte op tijd moet reserveren.

4. Maak een goede begroting.

Hoeveel budget wil je voor het congres uittrekken en – als je een grotere organisatie hebt – waar komt het budget vandaan. Van de afdeling Marketing? Ontwikkeling en strategie? PR en communicatie? Het kan ook een combinatie zijn. Zeker in een groter bedrijf is het raadzaam om een team op te stellen met mensen uit verschillende disciplines en afdelingen – let daarbij op een mix van organisatorische en inhoudelijke expertise.

Belangrijk is ook of je de bezoekers of een deel van de bezoekers wilt laten betalen of dat je een gratis evenement organiseert. Als het een betaald congres is, is het ook belangrijk om de entreeprijs tijdig vast te stellen en te bepalen of er een vroegboekkorting geldt of een referral fee, waarbij meerdere deelnemers van hetzelfde bedrijf korting krijgen.

Stel ook vast of je een sponsor kunt interesseren die een deel van de kosten draagt en/of de organisatie voor een deel kan doen en/of sprekers levert.

5. Besteed je de organisatie uit of doe je het zelf.

Ook een belangrijke vraag waarbij het antwoord afhankelijk is van de beschikbare tijd en expertise in je organisatie, en natuurlijk van het budget.

6. Plan je congres op tijd.

Een tijdige planning is belangrijk maar minstens zo belangrijk is het vaststellen van een goede datum. Houd daarbij niet alleen rekening met vakanties maar ook met andere evenementen in het vakgebied. En denk aan grote concerten en sportevenementen zoals belangrijke voetbalwedstrijden. Die kunnen anders aardig roet in het eten gooien.

7. De locatie is belangrijk, belangrijker dan je denkt.

Je congreslocatie of -hotel kan nog zo centraal liggen of goed bereikbaar zijn, als het een (erg) gekende locatie is, is ie weinig onderscheidend. Terwijl een goede, opmerkelijke of nieuwe en frisse venue juist extra aantrekkingskracht kan hebben op potentiële deelnemers. Hoe verrassender je locatie hoe meer plezier en voorpret iedereen heeft. Ga nauwe banden aan met de beheerders van de locatie. Zij kennen de ins en outs van hun ruimte, weten welke mogelijkheden er zijn voor aankleding en catering en dergelijke. Dat bespaart je geld en tijd.

8. Plan je sprekers op tijd in.

Als je iemand in september vraag voor een congres half december is de kans bijna 100% dat hij of zij kan en dus ja zegt. Dat komt omdat iedereen denkt dat zijn of haar agenda drie maanden vooruit nog leeg is. Zorg ook voor een goede dagvoorzitter. Dat kan ook iemand uit je eigen gelederen of de organisatie zijn als hij of zij ervaring heeft met modereren.

9. Maak een draaiboek.

Een draaiboek van uur tot uur en het liefste van kwartier tot kwartier maakt de dag of middag al direct levend. Je kunt als je het programma in elkaar zet eventueel ook naast plenaire sessies aparte parallelsessies of deelworkshops inplannen. En daar uiteraard de goede sprekers bij bepalen en uitnodigen.

Maak ook een goede actielijst voor de periode van dag 1 tot en met het congres, met daarop wie wat doet en wanneer. Op de dag zelf is het handig als er één iemand het centrale aanspreekpunt is, die ook de rechtstreeks contacten onderhoudt met leveranciers zoals de beeld- en geluidsmensen, de cateraar, de hostessen etc.

10. De sfeer en aankleding van het congres en de locatie zijn even belangrijk als de inhoud.

De inhoud van elke congres of seminar is waar je normaal gesproken het meest op focust. Maar het thema en de sfeer eromheen is net zo bepalend voor een goede experience. Denk dus goed na over decor, audiovisuele ondersteuning, misschien een afsluitend muziekoptreden, of een cabaretachtig nummer. Houd rekening met je eigen huisstijl en met de uitstraling in je communicatie en je andere marketinguitingen, zowel offline als online.

11. Roer op de trom bij het aankondigen van het congres.

Begin op tijd met het opstellen van een mailinglijst met daarop de mensen die je zeker wilt uitnodigen voor je congres. Verstuur om te beginnen een vooraankondiging, een save the date-aankondiging. Na de eigenlijke uitnodiging stuur je nog een reminder.

Kondig het congres aan op je website en maak eventueel een aparte website ervoor, of een aparte pagina op je website. Gebruik social media kwistig en vraag anderen om jouw boodschap en aankondigingen verder te verspreiden in hun netwerk, via LinkedIn, Twitter en Facebook. Bekijk ook of je kunt adverteren op Facebook of op andere relevante mediakanalen.
Schakel ook de media op jouw vakgebied in, zoals vakbladen en online magazines.

Onderzoek ook de mogelijkheden om geïnterviewd te worden door de vakpers. Of regel een interview met een bijzondere spreker die je hebt geboekt, misschien zelfs een spreker uit het buitenland. Vakredacteuren houden van zulke mogelijkheden.

12. Na afloop is een goede evaluatie goud waard.

Wat ging er goed, wat ging er fout, wat doen we de volgende keer beter en wat doen we echt niet meer. Een snelle nabespreking is de beste voorbereiding voor je volgende evenement. Vergeet in je evaluatie niet om de deelnemers naar hun ervaring te vragen. Doe dat bij een kleiner congres liever persoonlijk dan met een formulier. Het kost wat meer tijd maar het levert je ook meer op, zoals elk persoonlijk contactmoment met je afnemer.
Stuur ook de deelnemers en de sprekers nog een bedankmail.